Seminare und Webinare für die Assistenz
Gut organisiert mit Zetteln? Ich glaube nicht, dass das funktioniert
Post-its und Zettel liegen auch auf Ihrem Schreibtisch? Und Sie nutzen Sie, um sich darauf Notizen zu machen oder To-dos festzuhalten? Und wenn Sie sie Aufgabe erledigt haben, erfreuen Sie sich daran den Zettel wegzuwerfen?
Das nennt man Zettelwirtschaft. Ja, das Wort klingt negativ. Und ich kann der Zettelwirtschaft auch nichts Positives abgewinnen.
Beispiel
Frederike ist ein großer Fan von Post-its. Sie findet sie praktisch und notiert sich immer mal wieder etwas darauf. Wenn ihr Chef ihr etwas zuruft, eine Telefonnummer und ähnliches. Ihre Zettel kleben auf Unterlagen und der Rand ihres Bildschirms ist damit übersäht. Wenn sie etwas abgearbeitet hat, die Notiz nicht mehr benötigt, wirft sie das gelbe Post-it weg.
Meine Meinung: Zettelwirtschaft, ob mit selbstklebendem oder anderem Papier ist ein Zeitkiller und schadet Ihrer Organisation. Und dem Informationsfluss und er Transparenz im Team.
Mein Tipp: Frederike sollte sich komplett von ihrem Papier verabschieden und ihre To-dos vollständig mit der Aufgabenfunktion von Outlook in Angriff nehmen.
Bei vielen Zetteln ist es fast unmöglich zu priorisieren. Immer wenn eine Aufgabe erledigt ist, überfliegt Frederike ihre Papiersammlung, scannt ihre Zettel, um eine Entscheidung zu treffen, was sie als Nächstes angeht. Das kostet Zeit und sie beschäftigt sich immer wieder gedanklich mit Aufgaben, die noch gar nicht anstehen. Das stört die Konzentration auf das Wesentliche und erhöht den subjektiven Eindruck, dass sie sehr viel zu tun hat.
Meine Empfehlung für ein gelungenes, zeitgemäßes Zeitmanagement im Office
Nutzen Sie konsequent die Aufgabenfunktion in Outlook.
Halten Sie ALLE Aufgaben elektronisch fest. Dort sind sie gut aufgehoben und Sie werden rechtzeitig an Ihre To-dos erinnert. Das hält Ihren Kopf frei und Sie können sich immer nur auf Aktuelles konzentrieren.
Außerdem können Zettel, anders als Prioritätenlisten im PC oder Aufgaben in Outlook auch schnell mal "verschwinden" oder zwischen andere Unterlagen rutschen. Dann verlieren Sie doppelt Zeit: Entweder Sie suchen den ganzen Tisch nach dem verschwundenen Zettel ab oder Sie versuchen herauszufinden, wozu der Zettel, den Sie gerade gefunden haben, eigentlich gehört hat.
Nutzen Sie für sich moderne Tools, die Ihnen bereits jetzt zur Verfügung stehen und verabschieden Sie sich von Ihren Retrotechniken.
Outlook kann mehr als nur E-Mails verschicken! Optimieren Sie so Ihre eigene Organisation und schaffen Sie damit die Grundlage für eine optimale Zusammenarbeit mit Ihrer Chefin, Ihrem Chef und Ihrem gesamten Team.
Viele wirkungsvolle Ideen für Ihr modernes Officemanagement gibt´s in meinem Seminar „Clevers Officemanagement" - das Intensivseminar für alle, die sich, Ihren Arbeitsplatz und den Chef noch besser organisieren und managen möchten.
Was muss eine Assistentin können?
Ein nicht ganz und doch ein bisschen ernstgemeinter Blick auf die Assistenz von heute
Welche Anforderungen werden heutzutage an eine Assistentin gestellt? Was genau bedeutet Assistenz?
Die 7 Top-Kernkompetenzen einer jeden Assistentin: Das ist mein Versuch, auf diese beiden vermeintlich einfachen Fragen einfach zu antworten.
- Die Assistentin kann besser hellsehen als die Sekretärin. Karten legen und Kaffeesatz lesen gehören zu ihren Kernkompetenzen.
- Ihr Einfühlungsvermögen ist grenzenlos und nahezu unheimlich. Sie weiß immer, wie es dem Chef geht, wann man ihn ansprechen darf und wann nicht. Ohne, dass sie ihn sieht oder hört. Sie spürt das.
- Die Assistentin saugt alle Aufgaben, zu denen der Chef keine Lust hat, mit Freude auf und erledigt sie still und diskret.
- Die Assistentin versteht auch nicht zu Ende gebrachte Sätze, Wortfetzen und Geräusche, die der Chef im Vorbeigehen von sich gibt. Sie fügt vermeintlich nicht zusammenhängende Wörter zu einem sinngebenden großen Ganzen zusammen.
- Wechselnde Launen des Vorgesetzten sieht die Assistentin positiv. Sie betrachtet sie als Abwechslung.
- Chefs, die spontan ihre Meinung ändern, empfindet die Assistentin als kreative Herausforderung. So bleibt es spannend und abwechslungsreich.
- Die Assistentin von heute ist gelassen und tolerant, verliert nie die Nerven und findet Choleriker, Besserwisser und Chaoten als Bereicherung ihres täglichen Daseins.